Chi siamo
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A.G.A.V.E. (Associazione Giovani Adulti Volontari Europei) O.D.V.
Via Bartolomeo Platina 20 – 00179 Roma
C.F.:97765580580
https://www.associazioneagave.eu
segreteria@associazioneagave.eu
Tel 366 4439494
Trattamento ‘soci’
Informativa agli Interessati
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
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Il Trattamento riguarda le persone che sono attualmente o sono state, in un recente passato, socie di A.G.A.V.E.
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
per i genitori e/o soci maggiorenni
- nome, cognome
- data e luogo di nascita
- indirizzo e-mail
- numero di telefono
- professione
- quote associative richieste/saldate
Finalità per le quali sono raccolti i dati e finalità del Trattamento
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Il Trattamento ‘Soci’ è finalizzato alla gestione dei Libri soci dell’Associazione, alla convocazione e gestione delle Assemblee dei Soci e degli organi statutari; alla corretta gestione contabile dell’Associazione e alla comunicazione con i Soci.
Modalità di Trattamento
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Il Titolare inserisce i dati dei soci e i pagamenti delle quote associative nel libro soci cartaceo.
I dati possono inoltre essere archiviati nella rubrica delle caselle di posta elettronica segreteria@associazioneagave.eu, agave.segreteria@gmail.com, associazioneagave@pec.it e, sotto forma di elenco, anche nelle cartelle di archiviazione del materiale relativo all’Associazione presenti su piattaforme virtuali come ‘Dropbox’ e ‘Google Drive’.
Il Titolare custodisce indefinitamente anche i Moduli di iscrizione pervenuti e i Moduli di consenso
Ulteriori Trattamenti
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I dati personali di alcuni soci volontari sono condivisi anche con la Regione Lazio cui annualmente vengono inviate informazioni di aggiornamento su attività, composizione e consistenza dell’associazione.
Consenso al Trattamento
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Il Trattamento riguarda solo persone che si sono fatte parte attiva nel richiedere di essere accettate come socie.
Il Titolare potrebbe disporre di un Consenso rilasciato dagli Interessati e ha inviato loro una Comunicazione indicando il possesso dei dati e segnalando il diritto di accesso, rettifica e cancellazione. A partire dal 25 maggio 2018 il Titolare chiederà a tutti i nuovi soci la firma di un Consenso a norma del Regolamento europeo 679/2016 GDPR.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
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Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 10 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni.
Rischi per l’Interessato e misure di riduzione
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In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza A.G.A.V.E.
aveva già disposto e intrapreso alcune misure tese alla limitazione del rischio.
I dati sono soggetti ad ulteriori Trattamenti da parte di terzi, come esplicitato nel paragrafo ‘Ulteriori trattamenti’: nello specifico l’ente in questione è la Regione Lazio a cui annualmente vengono inviate informazioni di aggiornamento su attività, composizione e consistenza dell’associazione.
Il classificatore che contiene le copie su carta delle domande di ammissione e i Consensi è custodito in un armadio chiuso a chiave presso la sede operativa dell’Associazione.
Dopo 5 anni dall’ultimo contatto con l’Interessato i dati vengono distrutti.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
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Considerando che:
- G.A.V.E. non ha altra finalità che la Promozione e la Tutela della Salute Mentale del benessere dei giovani e degli adulti, nell’ambito delle finalità di carattere culturale, civile, sociale e sanitario individuate dallo Stato
- i dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti
- sono messe in atto da parte del Titolare procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
- il Titolare ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di svolgere le procedure previste dallo Statuto e di comunicare con gli associati
- gli Interessati possono in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
- è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene il Trattamento dati in questione legittimo e conforme al Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare del Trattamento è A.G.A.V.E. (Associazione Giovani Adulti Volontari Europei) O.D.V.
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
A.G.A.V.E. (Associazione Giovani Adulti Volontari Europei) O.D.V.
Comunicazione agli interessati ‘omnibus’
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Con l’entrata in vigore della nuova normativa europea sulla privacy (Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/627) dobbiamo ricordarti che,
- disponiamo dei dati necessari alla tua iscrizione fra i Soci della nostra Associazione
- potremmo disporre dei dati relativi ai contributi da te dati alla Associazione (importo, data, modalità, e a volte codice Iban, codice fiscale)
- potremmo aver utilizzato o utilizzare in futuro il tuo indirizzo mail per inviarti messaggi dei quali custodiamo una copia
- potremmo aver utilizzato o utilizzare in futuro il tuo indirizzo per inviarti lettere o plichi
- potremmo aver ricevuto o ricevere in futuro da te messaggi mail dei quali custodiamo una copia
- potremmo aver inserito il suo numero di telefono in una rubrica WhatsApp o di altro sistema di messaggistica utilizzato per inviarti messaggi individuali o diretti a interi gruppi o sottogruppi di soci.
- potremmo aver ripreso la tua immagine in modo riconoscibile ancorché non associata ad alcun cognome e potremmo averla pubblicata sulla nostra pagina web o social media.
Visto che queste attività sono necessarie per riempire di contenuto il legame con l’Associazione di cui ha scelto di essere socio riteniamo superfluo richiedere un rinnovo del consenso implicito o esplicito da te prestato.
Non è necessario che tu ci invii un consenso.
Se lo desideri puoi leggere alla pagina dedicata sul sito https://www.associazioneagave.eu/ le Informative all’Interessato, dove troverai maggiori indicazioni.
Ovviamente ora e in qualsiasi momento potrà chiederci di:
- sapere quali tuoi dati personali trattiamo;
- modificarli;
- cancellarli in tutto o in parte.
Eseguiremo immediatamente le tue istruzioni.
Titolare dei Trattamenti è A.G.A.V.E. (Associazione Giovani Adulti Volontari Europei) O.D.V.
Qualunque motivo di insoddisfazione potrà essere da te riportato alla Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma, tel. 06.696771, e-mail: garante@gpdp.it.
Nome del Trattamento Soci
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Titolare del Trattamento |
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Responsabile del Trattamento |
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Data Protection Officer |
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO). |
Categorie di Interessati |
Persone fisiche che sono Socie dell’Associazione. |
Tipologie di dati raccolti |
Nome, cognome, indirizzo postale, mail, telefono, data e importo di contributi e quote associative, codice fiscale, Iban, professione |
Modalità di Trattamento |
Informatica e Cartacea |
Durata del Trattamento |
Indefinita |
Documenti prodotti: |
Informativa all’interessato Comunicazione specifica Comunicazione relativa anche ad altri Trattamenti Consenso relativo anche al Trattamento Eventi |
Base giuridica |
L’obbligo legale di tenere un Libro Soci di gestire la relativa contabilità, la necessità di tenere i contatti con i Soci. Le misure di riduzione del rischio approntate. |
Data di redazione di questa pagina del Registro 20/12/2019
Data delle successive correzioni 03/11/2020
Data delle successive correzioni ___________________